Comment choisir son logiciel de facturation ?

Comment choisir son logiciel de facturation ?

Comment choisir son logiciel de facturation ?

Que vous soyez entrepreneurs, chefs d’entreprise, directeurs administratifs de la filière vins, bières et spiritueux, vous éditez des factures quotidiennement. C’est une tâche chronophage, sans valeur ajoutée et qui vous prend un certain temps. C’est pour cette raison que l’acquisition d’un logiciel de facturation est importante. Pour bien choisir votre logiciel de facturation, vous devez vous poser des questions par rapport à votre métier, vos besoins mais aussi vos spécificités métiers !
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Les critères pour bien choisir son logiciel de facturation

Depuis le 1er janvier 2018, la loi finances a imposé à la majorité des entreprises l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié. L’objectif principal de cette loi est de lutter contre les fraudes à la TVA. Sur l’année 2015, ces fraudes représentaient un manque à gagner estimé à 17 milliards d’euros selon le Ministère de l’Économie et des Finances.

Toutes les entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un logiciel de facturation permettant d’enregistrer les règlements de leurs clients sont concernées. Les entreprises facturant uniquement des professionnels ne sont pas dans l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié. Cependant, si une seule facture est émise au nom d’un particulier, alors l’entreprise se doit d’utiliser un logiciel certifié. Pour les entreprises non concernées par cette loi, il reste quand même conseillé d’utiliser un logiciel de facturation certifié.

Un logiciel de facturation certifié est un système qui satisfait à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

  • L’inaltérabilité : Le logiciel doit conserver toutes les données d’origines relatives aux documents de vente et aux encaissements tout en assurant leur inaltérabilité. Toute modification doit être conservée et datée précisément afin d’assurer un traçage complet de toutes les actions de l’utilisateur.
  • La sécurisation : Les données stockées doivent être protégées contre toute modification.
    La conservation : Tout logiciel de facturation certifié doit proposer une fonction de clôture afin d’empêcher toute action sur une période passée. Cette clôture doit être au minimum annuelle ou par exercice lorsque celui-ci n’est pas calé sur l’année civile. Pour chaque période clôturée, des données cumulatives doivent être enregistrées dans le logiciel.
  • L’archivage : Le logiciel doit permettre d’archiver les données (par période maximum d’1 an) et de garantir l’intégrité de ces archives dans le temps. Ces archives doivent pouvoir être facilement exploitables par l’administration. Une fois archivées, les données peuvent être purgées du logiciel.

Attention toutefois aux faux logiciels de facturation certifiés loi anti-fraude à la TVA. Sachez qu’un éditeur de logiciel ne peut pas se certifier lui-même.

La législation pour lutter contre la fraude à la TVA, votée dans la loi de finance (article 88 – n° 2015-1785) concerne les logiciels de caisse, les logiciels de facturation, les logiciels de gestion et même les sites e-commerce utilisés par une entreprise assujettie à la TVA qui enregistre des opérations de ventes à des non assujettis à la TVA.

La loi prévoit deux façons de prouver qu’un logiciel est conforme à ses utilisateurs :

  • Avoir recours à un organisme indépendant et accrédité comme l’Afnor (NF 203 ou NF 525) ou le LNE
  • L’éditeur peut aussi prendre la responsabilité d’auto-attester la conformité de son logiciel. Le logiciel ne sera pas pour autant certifié.

Les points d’alertes pour vérifier la conformité d’un logiciel de facturation :

  • Le logiciel vous permet de supprimer une facture.
  • Celui-ci ne vérifie pas la numérotation et la chronologie de vos factures et avoirs.
  • Vous avez la possibilité de modifier une facture sans passer par un avoir ou une annulation par remplacement de facture.
  • Vous n’avez pas la possibilité de télécharger l’archive fiscale que vous devez conserver en cas de contrôle administratif.
  • Vous pouvez émettre des factures sans indiquer au minimum le nom et code postal pour un client particulier.
  • Le logiciel permet de faire des factures antidatées sans indiquer la date d’émission ou des factures dans le futur.
  • Il ne procède pas à des clôtures journalières, mensuelles et annuelles des ventes.
  • L’éditeur n’est pas en mesure de vous fournir la documentation technique et de tests sur le logiciel que l’administration peut réclamer en cas de contrôle.

Quel que soit le logiciel de facturation de votre choix, cet outil est indispensable pour envisager sereinement la dématérialisation des documents.

Les critères pour bien choisir son logiciel de facturation

Demandez vous : Quelles sont les fonctionnalités de base que je désire ?

  • Gestion des clients : Avoir un seul outil pour la gestion des factures et des clients est un atout considérable. En effet, vous allez pouvoir en 1 seul clic, générer la facture du client à partir des informations présentes dans sa fiche commerciale.
  • Gestion des paiements : Cela vous assure un meilleur suivi financier de votre activité. De plus, cela vous évitera de passer trop de temps à vérifier les différents paiements.
    Gestion des impayés et relance automatique : Dès qu’une facture est dépassée et que le paiement n’a pas été enregistré, le logiciel vous signalera l’impayé.
  • Gestion des factures et des devis : Un bon logiciel de facturation c’est aussi celui qui vous permettra de générer en amont des devis.
  • Un logiciel qui permet la personnalisation : Votre identité de marque se définit par votre logo, votre charte graphique. Votre logiciel de facturation doit vous permettre de personnaliser vos factures à l’effigie de votre organisation.
  • L’implantation des serveurs de l’éditeur : Si vous optez pour un logiciel de facturation en ligne (en mode SaaS), votre attention doit se porter sur deux points. Vous devez veiller à ce que les données hébergées par le prestataire soient stockées sur un espace sécurisé, mais aussi de vous renseigner sur le lieu d’implantation de serveurs de l’éditeur. En effet, cela à un impact sur les données de votre entreprise, par exemple, aux Etats-Unis, l’administration américaine a accès à toutes les données informatiques.

Posez-vous aussi la question : Est-ce que les données de facturation sont transformées automatiquement ou manuellement en écritures comptables ? Le choix de cette fonctionnalité est crucial pour éviter les erreurs.

Certes, tenir compte de tous ces paramètres n’est pas évident au début, mais il vaut mieux s’y habituer parce que la facturation électronique est la prochaine étape de la dématérialisation.

Facturation électronique obligatoire pour tous

Le gouvernement français, au travers de l’article 153 de la Loi de Finances pour 2020, souhaite généraliser la facturation électronique entre assujettis dès 2023.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation certifié ?

Depuis le 1er janvier 2018, la loi finances a imposé à la majorité des entreprises l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié. L’objectif principal de cette loi est de lutter contre les fraudes à la TVA. Sur l’année 2015, ces fraudes représentaient un manque à gagner estimé à 17 milliards d’euros selon le Ministère de l’Économie et des Finances.

Toutes les entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un logiciel de facturation permettant d’enregistrer les règlements de leurs clients sont concernées. Les entreprises facturant uniquement des professionnels ne sont pas dans l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié. Cependant, si une seule facture est émise au nom d’un particulier, alors l’entreprise se doit d’utiliser un logiciel certifié. Pour les entreprises non concernées par cette loi, il reste quand même conseillé d’utiliser un logiciel de facturation certifié.

Pour aller plus loin…

Quels sont les principaux défis de la logistique du vin ?

Quels sont les principaux défis de la logistique du vin ?

Quels sont les principaux défis de la logistique du vin ?

En matière de logistique et de gestion de la chaîne d’approvisionnement, les deux plus grands défis constamment évoqués sont l’optimisation et la gestion des risques. Trouver l’équilibre entre la réduction des coûts, du temps et des stocks pour obtenir un avantage concurrentiel tout en vous protégeant contre les perturbations inévitables de la chaîne d’approvisionnement n’est pas une mince affaire. Ajoutez à cela des réglementations multiformes, un produit fragile de grande valeur et un environnement de transport international en constante évolution, et vous avez le monde complexe de la logistique du vin.

Tirer le meilleur parti de chaque envoi

Le vin par nature est une marchandise lourde, de 1 kilo à 1 litre, et lorsque vous ajoutez des bouteilles de vin, des emballages et des palettes tout se complexifie. Alors pourquoi ne pas expédier uniquement le vin? L’expédition en vrac a permis aux expéditeurs de vin du monde entier de faire exactement cela, en déplaçant les bouteilles et les emballages hors du conteneur d’expédition et vers les marchés de destination.

Réduire le risque de changement de température pour le produit

Le vin est un produit sensible à la température, bien entendu, et doit être protégé à chaque étape du stockage, de l’emballage et du transport. L’exposition aux fluctuations thermiques quotidiennes, à la chaleur extrême, au froid et à l’humidité pendant le transport affecte le vin en transit. Compte tenu des facteurs géographiques et saisonniers de la chaîne d’approvisionnement, les entreprises ont dû déterminer eux-mêmes le niveau de risque à assumer lors de l’expédition dans des conteneurs secs ou en optant pour le coût supplémentaire d’exploitation des conteneurs réfrigérés.
À la tête de l’industrie pour l’évaluation des risques de température sur la bière, le vin et les spiritueux, JF Hillebrand a développé VinLiner, un outil de gestion prédictive des risques. La base de données interne des itinéraires d’expédition et les données historiques de température et d’humidité permettent aux expéditeurs de prendre des décisions éclairées sur la sélection de l’équipement des conteneurs.
La logistique des boissons alcoolisées nécessite une préparation technique de la part des opérateurs logistiques, des fournisseurs et des transporteurs directs. Le but est de s’assurer que les marchandises ne perdent pas leurs propriétés pendant le stockage et le transport.
Des solutions pour l’industrie des boissons, y compris les spiritueux, sont proposées par pratiquement tous les grands opérateurs logistiques. En fait, ils offrent généralement des services complets. C’est le cas, par exemple, de DHL, dont les services couvrent l’ensemble de la chaîne d’approvisionnement de la bière, du vin et des spiritueux, de l’entreposage spécialisé et du stockage des produits finis au transport international de marchandises, à l’importation et au dédouanement ainsi qu’à la distribution primaire et secondaire.

La réglementation entre les différents pays

Les questions réglementaires jouent également un rôle majeur dans le transport des alcools. Chaque pays a ses propres lois sur l’alcool et cela peut être très délicat. Il est donc impératif lors du choix d’un partenaire logistique de sélectionner celui qui prend en compte ces diverses réglementations. UPS a établi un guide d’expédition international d’alcool pour fournir une d’ensemble qui aide les vignerons, les brasseurs et les producteurs d’alcool à naviguer dans les règles et réglementations des expédition mondiales.
Une entreprise qui fait des affaires aux États-Unis doit avoir une licence appropriée et s’assurer que toutes les règles du système à trois niveaux sont respectées. Cependant, si cette même entreprise souhaite vendre du vin aux consommateurs chinois, un seul ensemble d’exigences est nécessaire pour accéder au marché. Seuls quelques pays ont des exigences nationales / provinciales qui doivent être suivies en plus des réglementations nationales.

La traçabilité

La traçabilité, surtout, reste l’un des principaux enjeux de la filière logistique vinicole, depuis les centres d’embouteillage et les chaîne d’habillage des bouteilles jusqu’aux véhicules à température dirigée et la cave des clients, en passant par le stockage et la préparation des commandes dans des entrepôts isolés.

Pour aller plus loin…

Facturation électronique obligatoire pour tous

Facturation électronique obligatoire pour tous

Facturation électronique obligatoire pour tous

Le gouvernement français, au travers de l’article 153 de la Loi de Finances pour 2020, souhaite généraliser la facturation électronique entre assujettis dès 2023.
L’obligation de soumettre et traiter des factures de manière électronique est devenue l’une des mesures phares des gouvernements du monde entier pour lutter contre la fraude à la TVA, sous l’impulsion de réformes internationales en matière de contrôle périodique et continu des transactions « Continuous Transaction Controls ». De l’e-Invoicing au e-Reporting, nous vous proposons d’aller plus loin que les grands principes pour anticiper l’obligation d’émettre et de recevoir des factures électroniques à partir de 2023.

Le rappel des fondamentaux

Le gouvernement a voté le 28 décembre 2019 l’article 153 de la loi de finances 2020 qui annonce l’obligation de facturation électronique pour toutes les transactions dès 2023. Cette obligation repose sur 4 objectifs principaux :

  • Renforcer la compétitivité des entreprises
  • Lutter contre la fraude à la TVA
  • Piloter plus efficacement l’activité des entreprises
  • Faciliter les déclarations de TVA

Cette généralisation se veut bénéfique aussi bien pour les entreprises que pour l’administration dès lors qu’elle permettrait en tout état de cause :

  • De renforcer la compétitivité des entreprises en réduisant la charge administrative liée à la gestion des factures et sécuriser les relations commerciales : réduction des coûts administratifs liés au processus de facturation et limitation des litiges liés aux délais de paiement,
  • De renforcer la prévention et la lutte contre la fraude à la TVA grâce notamment à des recoupements automatisés,
  • De favoriser la connaissance au fil de l’eau de l’ensemble des activités des entreprises afin de favoriser un pilotage plus fin des actions gouvernementales en matière de contrôle et de politique économique et fiscale,
  • De faciliter à moyen ou long terme les déclarations de TVA par le pré-remplissage.

Qu’est-ce que l’e-reporting et l’e-invoicing ?

L’expression « facture électronique », généralement employée, recouvre deux concepts évoqués dans ce rapport de la DGFiP, le e-invoicing et le e-reporting :

  • Le e-invoicing correspond strictement à l’obligation de facturation électronique ;
  • Le e-reporting, qui correspond à un modèle de transmission de données de facturation, voire de données complémentaires, sans transmission de la facture elle-même.

La facture est une problématique du quotidien :

Les obligations et enjeux de l’e-invoicing

  • Obligation de tous à partir de 2023 entre assujettis soumis à TVA ou non ;
  • Obligation de recevoir et d’accepter pour toutes les entreprises au 1er janvier 2023 ;
  • Nombre limité de formats acceptés.
  • Émission :
    • Obligation progressive à partir de 2023
      2023 – GR
      2024 – ETI
      2024 – ETI
      2025 – PME/TPE/ME
    • Quels formats ? XML UBL/CII, Factur-X, d’autres formats possibles

Les obligations et enjeux de l’e-reporting

  • Contrôle et pré-déclarations de TVA :
      • Obligation de transmettre un e-reporting sur les ventes B2C et internationales ;

    Obligation de transmettre un e-reporting sur les paiements (émis et reçus) et plus.

Les données à maîtriser et les formats à envisager

L’architecture cible

Deux schémas/solutions techniques sont présentées

  • Modèle en « V » : transit obligatoire des factures par une plateforme publique qui en assure la transmission au client via le cas échéant une plateforme privée, sous la forme d’un concentrateur unique. La plateforme publique extrait des factures des données utiles à destination de l’administration et les transmettrait au système d’information (SI) de la DGFIP.
  • Modèle en « Y » : les factures peuvent transiter directement entre les plateformes privées certifiées, sans passer par la plateforme publique. Les plateformes privées certifiées extraient des factures les informations à destination de l’administration et les transmettent à la plateforme publique, qui les regrouperait pour les envoyer au SI de la DGFIP. L’avantage premier est que ces opérateurs peuvent assurer la transmission tout en gérant la pluralité des formats de facturation.

Ainsi, en vue de lutter efficacement contre la fraude à la TVA, cette obligation devra également s’accompagner d’une obligation de transmission des données (« e-Reporting ») afin de pouvoir couvrir un ensemble de flux plus large et obtenir davantage d’informations indispensables à l’identification du traitement TVA appliqué (paiement des factures, etc.).

L’entreprise va émettre des factures et va la pousser vers une plateforme certifiée, une fois la facture faite en format cible, la plateforme extraire les données attendues par l’administration fiscale. En fonction de ces données et de la situation de l’entreprise elle va effectuer des contrôles, si c’est négatif, l’entreprise devra la refaire, si c’est positif, ce sera transmis à la plateforme certifiée d’en face (PFC ou PFN).

La plateforme certifiée en réception devra recevoir tous les formats existants et les accepter, elle fera ensuite les mêmes contrôles que pour l’émission. Elle devra produire une version lisible de la facture.

Les 3 axes

Plus de 2 milliards de factures par an.

Formats sémantiques

Quelles données sont exigées sous forme structurée ?

Normes et standards – UE

EN16931, depuis 2017

  • Norme sémantique de Facture Électronique Structurée : 164 données.
  • Implémentée en XML UBL et UN/CEFACT SCRDM CII XML.
  • Obligatoire en réception pour toute entité publique en UE depuis le 20 avril 2020.

L’agenda de la DGFiP

Un nouvel amendement à l’article 153 a déjà été déposé le 6 novembre 2020. Il apporte quelques précisions dont un calendrier de mise en application détaillé :

  • 1er Janvier 2023 : Obligation d’accepter des factures au format électronique pour toutes les entreprises. Concernant l’obligation d’émettre des factures électroniques, seules les grandes entreprises seront concernées.
  • 2024 : les ETI devront transmettre l’ensemble de leurs factures au format électronique
    1er Janvier 2025 : Ce sera au tour des TPE et PME de transmettre obligatoirement leurs factures au format électronique

Afin de lutter au maximum contre la fraude à la TVA et sur les préconisations de la DGFIP, le gouvernement a décidé d’obliger la déclaration de TVA électronique (e-reporting).

Pour aller plus loin…

Télétravail : que faut-il retenir de l’accord collectif ?

Télétravail : que faut-il retenir de l’accord collectif ?

Télétravail : que faut-il retenir de l’accord collectif ?

Le confinement et son « télétravail fortemment recommandé » ont poussé les syndicats à demander une renégociation des conditions du télétravail fixée par l’Accord national interprofessionnel de 2005 jugé dépassé.

Le contenu de l’accord télétravail

1- Le télétravail dans l’entreprise : L’accord reconnaît le développement du recours au télétravail et invite donc les entreprises à réfléchir aux conditions de sa mise en place. Une vigilance particulière doit être portée à la préservation de la cohésion sociale interne, aux conditions de maintien du lien social entre les collaborateurs, au regard de la distanciation des rapports sociaux, voire de perte du lien social inhérente à l’utilisation des outils de communication à distance.
Cette modalité d’organisation du travail peut être prévue dès l’embauche du salarié ou mise en place en cours d’exécution du contrat.

2. La mise en place du télétravail : Le télétravail est mis en place dans le cadre d’un accord collectif ou, à défaut, dans le cadre d’une charte élaborée par l’employeur après avis du comité social et économique, s’il existe.
En l’absence d’accord collectif ou de charte, la mise en place du télétravail est possible par accord de gré à gré entre le salarié et l’employeur.

3. L’organisation du télétravail : Les dispositions légales et conventionnelles applicables aux relations de travail s’appliquent aux salariés en télétravail, le maintien du lien de subordination entre employeur et salarié est maintenu en télétravail ; la durée du travail et le temps de repos sont identiques qu’il soient exercés sur site ou en télétravail ; le contrôle du temps de travail, le respect du droit à la déconnexion et de la vie privée.
Le télétravail est une modalité d’organisation du travail qui peut faire l’objet d’une évaluation des risques professionnels adaptée. Cette évaluation des risques peut notamment intégrer les risques liés à l’éloignement du salarié de la communauté de travail et à la régulation de l’usage des outils numériques.

4. L’accompagnement des collaborateurs et des managers : Le télétravail repose sur un postulat fondamental, la relation de confiance entre un responsable et chaque salarié en télétravail et deux aptitudes complémentaires, l’autonomie et la responsabilité nécessaires au télétravail.

5. La préservation de la relation de travail avec le salarié : L’éloignement des collaborateurs et la distanciation physique des équipes de travail du fait du télétravail ne doit pas conduire à un amoindrissement du lien social. La prévention de l’isolement participe à la fois de la santé au travail du salarié en télétravail et du maintien du sentiment d’appartenance à l’entreprise.

6. La continuité du dialogue social de proximité en situation de télétravail : Le développement du télétravail régulier, occasionnel ou en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure nécessite d’adapter les conditions de mise en œuvre du dialogue social dans l’entreprise, ou dans la branche professionnelle, afin que celui‐ci puisse s’exercer dans des conditions efficaces et satisfaisantes pour tous – employeur, salariés et leurs représentants.

7. La mise en œuvre du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure : Il est important de prévoir dans l’accord ou, à défaut, la charte relative au télétravail, lorsqu’ils existent, les conditions et modalités de mobilisation du télétravail en cas de circonstances exceptionnelles ou de force majeure.

8. Comité de suivi paritaire : Compte tenu de l’évolution continue des pratiques s’agissant de recours au télétravail, les organisations de salariés et d’employeurs signataires conviennent de mettre en place un comité de suivi paritaire de l’application du présent accord, constitué de représentants des organisations de salariés et d’employeurs représentatives au niveau national et interprofessionnel.

9. Durée, règles de révision et de dénonciation, extension de l’accord :
L’accord est conclu pour une durée indéterminée. Il pourra être révisé et dénoncé selon les dispositions en vigueur prévues par la loi à la date de révision ou de dénonciation.

L’utilisation de cette organisation du travail, nouvelle pour beaucoup d’entreprises, a révélé l’importance de la négociation entre les partenaires sociaux relative au télétravail.

C’est dans ce contexte qu’a été signé l’accord national interprofessionnel (ANI) du 26 novembre 2020 pour une mise en œuvre réussie du télétravail signé par la majorité des syndicats représentatifs au niveau national ( à l’exception de la CGT).

Pour aller plus loin…

Comment construire une base de données prospects conforme au RGPD ?

Comment construire une base de données prospects conforme au RGPD ?

Comment construire une base de données prospects conforme au RGPD ?

Les actions de la CNIL visent à encadrer le traitement des données personnelles. Par « traitement des données », on entend toute opération ou groupe d’opérations portant sur les données personnelles. Cela concerne donc tout le parcours de la donnée : collecte, enregistrement, organisation, conservation, modification, extraction, consultation, utilisation, …).
Par conséquent, la tenue d’un fichier de prospection, d’une base de données clients ou encore la collecte de données via des formulaires sur le web doivent répondre aux exigences de la CNIL.

Qu’est-ce qu’une donnée personnelle ?

Une donnée personnelle est toute information relative à une personne physique susceptible d’être identifiée, directement ou indirectement.
Il s’agit par exemple des : nom, prénom, adresse, date de naissance, email, numéro de téléphone, coordonnées bancaires …

Quelles sont les étapes ?

  1. Rédigez une politique de confidentialité en indiquant comment vous récoltez les données, dans quel but elles sont utilisées, quels moyens sont mis en œuvre pour garantir leur sécurité et combien de temps vous les conservez. Si une personne ne veut plus que ses données personnelles soient utilisées par vos soins, alors indiquez dans votre politique de confidentialité la démarche à suivre pour vous signaler un retrait de consentement.
  2. Rédigez un registre de vos activités. Ce registre doit faire état de toutes vos activités et, dans chacune d’entres elles, il doit être mentionné : la personne responsable ; pour quelles raisons les données sont utilisées ; qui est susceptible d’avoir accès aux données (employés, sous-traitants, partenaires…) ; quel sont les moyens mis en place pour garantir la sécurité de vos données (exemple : mots de passe sécurisé changés régulièrement).
  3. Collectez les politiques de confidentialité de vos partenaires et sous-traitants afin de constituer un dossier qui prouvera votre volonté de vous conformer à la loi et pourra vous servir de preuve en cas de contrôle de la CNIL.
    Mettez en place une procédure en cas de fuite de données.
  4. Faites en sorte de recueillir le consentement de vos futurs abonnés. En ajoutant par exemple une ou deux cases à cocher lors d’un achat en ligne sur votre site internet.
  5. Sensibilisez votre équipe à cette nouvelle loi, à ce que cela implique dans leur quotidien et quelles sont les procédures à mettre en place et à respecter.

Pour aller plus loin…

Mettre à jour son DUERP

Mettre à jour son DUERP

Mettre à jour son DUERP

En tant qu’employeur, vous êtes tenu par la loi d’évaluer les risques auxquels sont exposés vos salariés ; et de rédiger votre Document Unique d’Evaluation des Risques Professionnels ou DUERP (Code du travail article R4121-1). Celui-ci doit être mis à jour au moins une fois par an afin d’y intégrer les modifications qui peuvent impacter l’exposition des salariés (locaux, activités, matériels, produits, …), et également d’y intégrer les évolutions règlementaires (Code du travail article R4121-2).

Qu’est-ce que le DUERP ?

Le DUERP recense l’ensemble des risques d’accidents du travail et de maladies professionnelles auxquels sont exposés les collaborateurs pendant leur activité.

L’objectif principal est de permettre aux collaborateurs d’avoir accès aux informations sur les risques auxquels ils sont exposés et les mesures prises par l’organisation.

DUER et Covid-19

La crise sanitaire liée au Covid-19 fait apparaître de nouveaux risques pour les salariés dans le cadre de l’exécution de leur travail. Il vous incombe donc d’actualiser votre DUER.

Vous devez y ajouter :

● les nouveaux risques identifiés pour chaque situation de travail :
– risques liés à la propagation du Covid-19 ;
– risques générés par le fonctionnement dégradé de l’entreprise : aménagement des locaux, réorganisation du travail, télétravail, affectation sur un nouveau poste de travail… Doivent aussi être pris en compte les effets sur la santé mentale induits par ces nouvelles contraintes ;
● les mesures de prévention prises. Celles-ci doivent être adaptées à l’ampleur des risques identifiés.

Quels sont les risques en cas de non mise à jour ?

En l’absence de mise à jour du DUER, vous êtes passible de l’amende prévue pour les contraventions de 5ème classe (art. R. 4741-1 du Code du travail) et vous vous exposez à devoir, sous astreinte, régulariser la situation. Si votre DUER est jugé insuffisant, cela constitue un manquement susceptible d’engager votre responsabilité pénale en cas d’accident.

Comment se présente un DUERP ?

Celui-ci doit nécessairement prendre la forme d’un support unique qui peut être aussi bien un document papier que numérique.

Il doit contenir :

  • Un inventaire des risques : c’est-à-dire repérer les sources potentielles de dommage pour la santé des travailleurs.
  • L’unité de travail : il peut ainsi s’agir d’un poste de travail, d’un type de poste occupé par plusieurs salariés ou encore d’une situation géographique de travail.
  • Des annexes : l’article R.4121-1-1 du Code du travail impose de consigner en annexe les données collectives utiles à l’évaluation des expositions individuelles aux facteurs de risques et la proportion de salariés exposés aux facteurs de risques professionnels.

Vous pouvez obtenir des aides techniques ou financières de la part d’organismes publics, para-publics ou privés aux fins de préparer et d’identifier les risques puis d’envisager et de mettre en œuvre des actions de prévention.

Pour plus d’information, consulter :
– le site www.travail-emploi.gouv.fr ;
– l’Agence nationale (et ses antennes régionales) pour l’amélioration des conditions de travail et notamment son site www.anact.fr

La réalisation de votre Document Unique vous apportera :

  • La conformité réglementaire ;
  • L’inventaire des risques auxquels sont exposés vos salariés ;
  • L’Évaluation et la hiérarchisation de ces risques ;
  • Un plan d’action détaillé pour réduire les risques.

Nous réalisons votre Document Unique sur la base d’un audit d’évaluation des risques professionnels effectué sur site ou à distance.

Pour aller plus loin…