Comment bien manager via la visioconférence ?

Fév 2, 2022 | Gestion RH

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Afin d’assurer le respect des gestes barrières en raison de la pandémie de la COVID 19, beaucoup d’entreprises font recours à la visioconférence. S’il est vrai que cette technique était utilisée depuis plusieurs années déjà, il n’en demeure pas moins vrai qu’aujourd’hui plus que jamais la visioconférence a le vent en poupe. Il est alors important de chercher à savoir comment s’y prendre afin de bien manager une visioconférence.

Dans cet article, nous présentons quelques outils utiles et vous donnons quelques astuces qui vous aideront à être le meilleur manager lors de vos visioconférences !

La visioconférence ou vidéoconférence, est définie comme étant la technique permettant de dialoguer et de voir son interlocuteur en utilisant les moyens numériques. La visioconférence est en réalité la combinaison de la visiophonie (technique qui permet de dialoguer avec quelqu’un) et de la conférence à plusieurs (technique permettant de communiquer avec plus de deux terminaux).

Les applications de visioconférence

Il existe plusieurs applications de visioconférence. Entre autre, on peut citer :

  • Google Meet

Existant tant en version mobile et PC, Google Meet est une application qui vous permet d’organiser vos réunions, séminaires … quelle que soit votre situation géographique par appel vidéo ou par messagerie. Cette application limite le nombre de participants à 10.

  • Zoom

Cette application comme beaucoup d’autres de sa catégorie a connu un grand succès avec l’apparition de la COVID-19. Avec Zoom, vous avez la possibilité d’organiser vos webinaires, réunions … L’application vous permet de bénéficier tant de la messagerie instantanée que de l’option d’appel. Avec Zoom la durée des réunions est limitée à 40 minutes ; suffisant quand on maîtrise les sujets que l’on souhaite aborder.

  • Skype

Skype est l’une des applications les plus connues au monde dans le domaine des appels vidéo. Offrant la possibilité d’organiser des séances d’échange avec maximum 10 personnes, Skype vous permet de faire du partage d’écran, d’enregistrer vos conversations …

Les astuces pour bien manager via la visioconférence

  • Avoir un ordre du jour précis

Avoir un ordre du jour permet à chaque intervenant, d’avoir une idée de ce dont il sera question au cours de la réunion, de la conférence … De façon idéale, l’ordre du jour devrait être envoyé quelques jours avant le démarrage de la réunion. Il est également conseillé d’utiliser des outils tels que « Google Doc » pour établir un compte rendu de vos réunions

  • Organiser des réunions en petit comité

Dans la mesure du possible, il est préférable d’organiser les visioconférences en petit groupe. Il est vrai que cette option n’est pas envisageable lorsqu’il s’agit par exemple d’une réunion d’affaires ou d’une réunion de personnel. Dans ces cas, pensez à faire utiliser un système qui permet d’informer que vous souhaitez prendre la parole. Les plateformes disposent généralement d’un bouton ou une option « lever la main ».

  • Attribuer des rôles et des responsabilités

Ne cherchez pas à tout faire seul. Pensez à associer vos collaborateurs en leur assignant des tâches ou missions. Non seulement cela permet à vos collaborateurs de se sentir plus concernés, mais en plus vous avez plus de temps pour vous focaliser sur vos propres tâches. Bien entendu, ces tâches doivent être confiées bien avant le début de la réunion.

  • Avoir une connexion secours

Quel que soit le type de connexion que vous utilisez, ayez toujours à l’esprit qu’une panne ne prévient pas et surtout qu’elle peut subvenir à tout moment. Prenez donc les dispositions nécessaires afin qu’au cas où la première connexion vous lâche, vous puissiez assurer la continuité de la visioconférence. Si vous utilisez par exemple une connexion d’un opérateur X, il est préférable de disposer d’une seconde connexion d’un autre prestataire.

  • Permettre à chacun de s’exprimer

Ne sous-estimez pas les idées d’un de vos collaborateurs. Considérez que chacun doit apporter sa pierre à l’édifice. Permettez donc à chacun de discuter de ses idées avec les autres collaborateurs.
Réaliser un compte-rendu et des prochaines actions
Chaque réunion ou workshop doit permettre de déboucher sur des prochaines actions : pour cela il faut les noter dans un compte-rendu et prévoir les prochaines actions ou prochaines étapes. Un secrétaire de séance peut être désigné pour prendre des notes. Et le compte-rendu permet aux collaborateurs de pouvoir revenir sur les points discutés et leurs prochaines missions.

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