Comment choisir son logiciel de facturation ?

Juil 26, 2021 | Gestion d'entreprise, Réglementation

Comment choisir son logiciel de facturation ?

Que vous soyez entrepreneurs, chefs d’entreprise, directeurs administratifs de la filière vins, bières et spiritueux, vous éditez des factures quotidiennement. C’est une tâche chronophage, sans valeur ajoutée et qui vous prend un certain temps. C’est pour cette raison que l’acquisition d’un logiciel de facturation est importante. Pour bien choisir votre logiciel de facturation, vous devez vous poser des questions par rapport à votre métier, vos besoins mais aussi vos spécificités métiers !
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Depuis le 1er janvier 2018, la loi finances a imposé à la majorité des entreprises l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié. L’objectif principal de cette loi est de lutter contre les fraudes à la TVA. Sur l’année 2015, ces fraudes représentaient un manque à gagner estimé à 17 milliards d’euros selon le Ministère de l’Économie et des Finances.

Toutes les entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un logiciel de facturation permettant d’enregistrer les règlements de leurs clients sont concernées. Les entreprises facturant uniquement des professionnels ne sont pas dans l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié. Cependant, si une seule facture est émise au nom d’un particulier, alors l’entreprise se doit d’utiliser un logiciel certifié. Pour les entreprises non concernées par cette loi, il reste quand même conseillé d’utiliser un logiciel de facturation certifié.

Un logiciel de facturation certifié est un système qui satisfait à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

  • L’inaltérabilité : Le logiciel doit conserver toutes les données d’origines relatives aux documents de vente et aux encaissements tout en assurant leur inaltérabilité. Toute modification doit être conservée et datée précisément afin d’assurer un traçage complet de toutes les actions de l’utilisateur.
  • La sécurisation : Les données stockées doivent être protégées contre toute modification.
    La conservation : Tout logiciel de facturation certifié doit proposer une fonction de clôture afin d’empêcher toute action sur une période passée. Cette clôture doit être au minimum annuelle ou par exercice lorsque celui-ci n’est pas calé sur l’année civile. Pour chaque période clôturée, des données cumulatives doivent être enregistrées dans le logiciel.
  • L’archivage : Le logiciel doit permettre d’archiver les données (par période maximum d’1 an) et de garantir l’intégrité de ces archives dans le temps. Ces archives doivent pouvoir être facilement exploitables par l’administration. Une fois archivées, les données peuvent être purgées du logiciel.

Attention toutefois aux faux logiciels de facturation certifiés loi anti-fraude à la TVA. Sachez qu’un éditeur de logiciel ne peut pas se certifier lui-même.

La législation pour lutter contre la fraude à la TVA, votée dans la loi de finance (article 88 – n° 2015-1785) concerne les logiciels de caisse, les logiciels de facturation, les logiciels de gestion et même les sites e-commerce utilisés par une entreprise assujettie à la TVA qui enregistre des opérations de ventes à des non assujettis à la TVA.

La loi prévoit deux façons de prouver qu’un logiciel est conforme à ses utilisateurs :

  • Avoir recours à un organisme indépendant et accrédité comme l’Afnor (NF 203 ou NF 525) ou le LNE
  • L’éditeur peut aussi prendre la responsabilité d’auto-attester la conformité de son logiciel. Le logiciel ne sera pas pour autant certifié.

Les points d’alertes pour vérifier la conformité d’un logiciel de facturation :

  • Le logiciel vous permet de supprimer une facture.
  • Celui-ci ne vérifie pas la numérotation et la chronologie de vos factures et avoirs.
  • Vous avez la possibilité de modifier une facture sans passer par un avoir ou une annulation par remplacement de facture.
  • Vous n’avez pas la possibilité de télécharger l’archive fiscale que vous devez conserver en cas de contrôle administratif.
  • Vous pouvez émettre des factures sans indiquer au minimum le nom et code postal pour un client particulier.
  • Le logiciel permet de faire des factures antidatées sans indiquer la date d’émission ou des factures dans le futur.
  • Il ne procède pas à des clôtures journalières, mensuelles et annuelles des ventes.
  • L’éditeur n’est pas en mesure de vous fournir la documentation technique et de tests sur le logiciel que l’administration peut réclamer en cas de contrôle.

Quel que soit le logiciel de facturation de votre choix, cet outil est indispensable pour envisager sereinement la dématérialisation des documents.

Les critères pour bien choisir son logiciel de facturation

Demandez vous : Quelles sont les fonctionnalités de base que je désire ?

  • Gestion des clients : Avoir un seul outil pour la gestion des factures et des clients est un atout considérable. En effet, vous allez pouvoir en 1 seul clic, générer la facture du client à partir des informations présentes dans sa fiche commerciale.
  • Gestion des paiements : Cela vous assure un meilleur suivi financier de votre activité. De plus, cela vous évitera de passer trop de temps à vérifier les différents paiements.
    Gestion des impayés et relance automatique : Dès qu’une facture est dépassée et que le paiement n’a pas été enregistré, le logiciel vous signalera l’impayé.
  • Gestion des factures et des devis : Un bon logiciel de facturation c’est aussi celui qui vous permettra de générer en amont des devis.
  • Un logiciel qui permet la personnalisation : Votre identité de marque se définit par votre logo, votre charte graphique. Votre logiciel de facturation doit vous permettre de personnaliser vos factures à l’effigie de votre organisation.
  • L’implantation des serveurs de l’éditeur : Si vous optez pour un logiciel de facturation en ligne (en mode SaaS), votre attention doit se porter sur deux points. Vous devez veiller à ce que les données hébergées par le prestataire soient stockées sur un espace sécurisé, mais aussi de vous renseigner sur le lieu d’implantation de serveurs de l’éditeur. En effet, cela à un impact sur les données de votre entreprise, par exemple, aux Etats-Unis, l’administration américaine a accès à toutes les données informatiques.

Posez-vous aussi la question : Est-ce que les données de facturation sont transformées automatiquement ou manuellement en écritures comptables ? Le choix de cette fonctionnalité est crucial pour éviter les erreurs.

Certes, tenir compte de tous ces paramètres n’est pas évident au début, mais il vaut mieux s’y habituer parce que la facturation électronique est la prochaine étape de la dématérialisation.

Facturation électronique obligatoire pour tous

Le gouvernement français, au travers de l’article 153 de la Loi de Finances pour 2020, souhaite généraliser la facturation électronique entre assujettis dès 2023.

Qu’est-ce qu’un logiciel de facturation certifié ?

Depuis le 1er janvier 2018, la loi finances a imposé à la majorité des entreprises l’utilisation d’un logiciel de facturation certifié. L’objectif principal de cette loi est de lutter contre les fraudes à la TVA. Sur l’année 2015, ces fraudes représentaient un manque à gagner estimé à 17 milliards d’euros selon le Ministère de l’Économie et des Finances.

Toutes les entreprises assujetties à la TVA qui utilisent un logiciel de facturation permettant d’enregistrer les règlements de leurs clients sont concernées. Les entreprises facturant uniquement des professionnels ne sont pas dans l’obligation d’utiliser un logiciel de facturation certifié. Cependant, si une seule facture est émise au nom d’un particulier, alors l’entreprise se doit d’utiliser un logiciel certifié. Pour les entreprises non concernées par cette loi, il reste quand même conseillé d’utiliser un logiciel de facturation certifié.

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