Comment choisir son logiciel de facturation ?

Un logiciel de facturation certifié est un système qui satisfait à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale.

• L’inaltérabilité : Le logiciel doit conserver toutes les données d’origines relatives aux documents de vente et aux encaissements tout en assurant leur inaltérabilité. Toute modification doit être conservée et datée précisément afin d’assurer un traçage complet de toutes les actions de l’utilisateur.
• La sécurisation : Les données stockées doivent être protégées contre toute modification.
  La conservation : Tout logiciel de facturation certifié doit proposer une fonction de clôture afin d’empêcher toute action sur une période passée. Cette clôture doit être au minimum annuelle ou par exercice lorsque celui-ci n’est pas calé sur l’année civile. Pour chaque période clôturée, des données cumulatives doivent être enregistrées dans le logiciel.
• L’archivage : Le logiciel doit permettre d’archiver les données (par période maximum d’1 an) et de garantir l’intégrité de ces archives dans le temps. Ces archives doivent pouvoir être facilement exploitables par l’administration. Une fois archivées, les données peuvent être purgées du logiciel.

Attention toutefois aux faux logiciels de facturation certifiés loi anti-fraude à la TVA. Sachez qu’un éditeur de logiciel ne peut pas se certifier lui-même.

La législation pour lutter contre la fraude à la TVA, votée dans la loi de finance (article 88 – n° 2015-1785) concerne les logiciels de caisse, les logiciels de facturation, les logiciels de gestion et même les sites e-commerce utilisés par une entreprise assujettie à la TVA qui enregistre des opérations de ventes à des non assujettis à la TVA.

La loi prévoit deux façons de prouver qu’un logiciel est conforme à ses utilisateurs :

• Avoir recours à un organisme indépendant et accrédité comme l’Afnor (NF 203 ou NF 525) ou le LNE
• L’éditeur peut aussi prendre la responsabilité d’auto-attester la conformité de son logiciel. Le logiciel ne sera pas pour autant certifié.

Les points d’alertes pour vérifier la conformité d’un logiciel de facturation :

• Le logiciel vous permet de supprimer une facture.
• Celui-ci ne vérifie pas la numérotation et la chronologie de vos factures et avoirs.
• Vous avez la possibilité de modifier une facture sans passer par un avoir ou une annulation par remplacement de facture.
• Vous n’avez pas la possibilité de télécharger l’archive fiscale que vous devez conserver en cas de contrôle administratif.
• Vous pouvez émettre des factures sans indiquer au minimum le nom et code postal pour un client particulier.
• Le logiciel permet de faire des factures antidatées sans indiquer la date d’émission ou des factures dans le futur.
• Il ne procède pas à des clôtures journalières, mensuelles et annuelles des ventes.
• L’éditeur n’est pas en mesure de vous fournir la documentation technique et de tests sur le logiciel que l’administration peut réclamer en cas de contrôle.

Quel que soit le logiciel de facturation de votre choix, cet outil est indispensable pour envisager sereinement la dématérialisation des documents.

Demandez vous : Quelles sont les fonctionnalités de base que je désire ?

• Gestion des clients : Avoir un seul outil pour la gestion des factures et des clients est un atout considérable. En effet, vous allez pouvoir en 1 seul clic, générer la facture du client à partir des informations présentes dans sa fiche commerciale.
• Gestion des paiements : Cela vous assure un meilleur suivi financier de votre activité. De plus, cela vous évitera de passer trop de temps à vérifier les différents paiements.
  Gestion des impayés et relance automatique : Dès qu’une facture est dépassée et que le paiement n’a pas été enregistré, le logiciel vous signalera l’impayé.
• Gestion des factures et des devis : Un bon logiciel de facturation c’est aussi celui qui vous permettra de générer en amont des devis.
• Un logiciel qui permet la personnalisation : Votre identité de marque se définit par votre logo, votre charte graphique. Votre logiciel de facturation doit vous permettre de personnaliser vos factures à l’effigie de votre organisation.
• L’implantation des serveurs de l’éditeur : Si vous optez pour un logiciel de facturation en ligne (en mode SaaS), votre attention doit se porter sur deux points. Vous devez veiller à ce que les données hébergées par le prestataire soient stockées sur un espace sécurisé, mais aussi de vous renseigner sur le lieu d’implantation de serveurs de l’éditeur. En effet, cela à un impact sur les données de votre entreprise, par exemple, aux Etats-Unis, l’administration américaine a accès à toutes les données informatiques.

Posez-vous aussi la question : Est-ce que les données de facturation sont transformées automatiquement ou manuellement en écritures comptables ? Le choix de cette fonctionnalité est crucial pour éviter les erreurs.

Certes, tenir compte de tous ces paramètres n’est pas évident au début, mais il vaut mieux s’y habituer parce que la facturation électronique est la prochaine étape de la dématérialisation.