Comment mettre en place l’onboarding ?

L’objectif de l’onboarding est de mettre en place des actions qui faciliteront l’arrivée de votre nouveau salarié. L’onboarding a vocation à permettre à cette nouvelle recrue de tisser des liens avec les membres de votre équipe, et de se familiariser à son nouvel environnement de travail, afin de prendre ses marques dans son nouveau poste sereinement. L’onboarding se prépare en amont du recrutement. Il s’agit d’un travail conjoint des responsables RH et des managers, dès que le besoin de recrutement a été formalisé. L’objectif est alors de préparer un programme d’intégration complet. Chaque candidat correspond à un poste et un profil. Veillez à identifier les éléments de l’onboarding qui sont communs à toute l’entreprise ainsi que ceux qui sont propres à chaque type de poste pour personnaliser l’expérience d’onboarding de chacun.

• Le projet, de la vision, et des objectifs d’entreprise, ce pour quoi il est là.
• La culture d’entreprise, les valeurs.
• L’instauration de la relation manager-managé.
• Le collectif, l’équipe.
• Les fonctionnements et les routines (processus, méthodes, etc.), parce que le cadre est sécurisant et ça favorise l’efficience.
• Les compétences requises dans le poste.

• Un processus de formation spécifique pour assurer la montée en compétence.
• Un processus d’évaluation spécifique pour faire le suivi et le contrôle de la bonne intégration.
• Un processus managérial spécifique pour instaurer la relation manager-managé.
• Un processus de team building spécifique pour créer le lien à l’équipe et à la culture d’entreprise.

Quand un nouveau salarié arrive, plusieurs choses doivent être anticipées pour améliorer la prise de poste, comme par exemple :

• L’attribution d’un bureau : lui offrir un espace adéquat aux missions de son poste.
• Anticiper la mise en place de toute la partie logistique : ordinateur, code d’accès, ligne téléphonique, badge d’accès, tout ce qui va permettre au salarié d’être rapidement autonome au sein de l’entreprise dès le premier jour.
• Anticiper l’organisation de la première journée de l’arrivée du salarié afin que les managers et autres collaborateurs se rendent disponibles.

• Envoyer le contrat de travail avant la date d’arrivée, ce qui rassurera le nouvel entrant ;
• Lui adresser un e-mail avec différents éléments qui lui permettront de s’imprégner de son futur environnement, et accompagné d’un petit mot de l’équipe ;
• Lui indiquer son espace de travail afin qu’il puisse y déposer ses affaires et prendre ses marques.
• Prendre un temps pour lui transmettre toutes les informations et documents nécessaires à sa prise de poste et répondre à ses interrogations.
• Prendre le temps de lui présenter l’ensemble de l’entreprise, les services, les prestations si nécessaire. De lui présenter les personnes avec lesquelles il sera amené à échanger.
• Idéalement, organiser un point informel, un déjeuner par exemple, avec des membres de son équipe, pour faire connaissance.
• Mettre en place rapidement une journée de TeamBuilding (cohésion d’équipe) pour créer une dynamique avec le nouveau salarié.

Rappelons que c’est lors de cette journée que le salarié se construit une première opinion. C’est à ce moment-là qu’il envisagera de se projeter par la suite au sein de l’entreprise. Vous avez désormais entre vos mains toutes les cartes pour mettre en place un onboarding.