Indemnités kilométriques : le barème forfaitaire des frais de voiture

En France, chaque salarié bénéficie d’une déduction forfaitaire de 10 % pour ses indemnités kilométriques, directement appliquée aux revenus, quand la distance entre son domicile et son travail ne dépasse pas 40 km. Au-delà, les frais ne rentrent pas en compte sauf en cas de circonstances particulières reconnues.
Quand le salarié estime que les dépenses annuelles occasionnées sur son véhicule dans le cadre de ses déplacements professionnels sont supérieurs à ces 10 %, il a 2 possibilités au moment de sa déclaration de revenus. Soit il déduit ses dépenses réelles, à la condition de fournir toutes les factures, soit il peut calculer ses indemnités forfaitaires kilométriques à l’aide du barème forfaitaire des frais de voiture, publié chaque année par l’administration fiscale sous forme de tableau.

Qu’il soit acquis, en location ou en crédit-bail, tous types de véhicules appartenant à un salarié, à un dirigeant ou au chef d’entreprise, sont éligibles au barème forfaitaire des frais de voiture à partir du moment où ils sont utilisés pour des déplacements professionnels. À ces fins, l’indemnité kilométrique est en outre exonérée de charges sociales quand le nombre de kilomètres remboursés par l’entreprise à ses salariés ne dépassent pas 15 000 km annuels. Au-delà, l’entreprise est assujettie à la TVS (Taxe sur les Véhicules de Sociétés).
Dans un souci de cohérence, le montant des indemnités indiquées sur le tableau est établie en fonction des caractéristiques du véhicule : 2 ou 4 roues, sa puissance, l’énergie avec laquelle il est alimenté, son amortissement, les dépenses en pneumatiques… Si le barème prend en considération les frais de carburant, les primes d’assurance, l’amortissement, l’entretien et les réparations du véhicule, il n’inclut pas les frais de stationnement et de péage. Ces derniers pourront toutefois être additionnés au montant indiqué sur le barème sous réserve de présenter les factures.

Concernant essentiellement les salariés, les indemnités kilométriques peuvent toutefois s’appliquer au dirigeant et au gérant majoritaire d’une société quand ceux-ci sont salariés déclarés de leur entreprise. Ceux qui exercent une profession libérale ne peuvent bénéficier d’une déduction de frais professionnels et ont tout intérêt à opter pour l’application du barème forfaitaire kilométrique. Seuls les commerçants et artisans ne peuvent l’appliquer.

Pour respecter ses obligations de justifier ses dépenses, l’entreprise ne peut pas prendre en considération un remboursement sans justificatifs qui doivent impérativement mentionner la carte grise du véhicule, les lieux de départ et d’arrivée, le nombre de kilomètres parcourus, la date et le motif du déplacement.

Pour les TPE, un tableur informatique suffit à la gestion des frais kilométriques.

Pour les autres, il est conseillé d’installer un outil informatique spécialement dédié à leur gestion ou d’intégrer un module spécifique à une de ses applications métiers. Sous licence ou en open source, ils sont des assistants indispensables dès lors que votre entreprise doit rembourser des frais kilométriques à ses salariés.