Pourquoi se doter d’un coffre-fort numérique ?

Mar 31, 2021 | Gestion d'entreprise

Pourquoi se doter d’un coffre-fort numérique ?

Autrefois, on conservait ses biens les plus précieux dans un coffre-fort quasi imprenable. A l’heure du tout numérique, comment conserver ce qui, par définition, n’est pas matériel ? La réponse est simple : dans un coffre-fort numérique !

Le coffre-fort numérique est un espace de stockage en ligne extrêmement sécurisé qui permet d’archiver des fichiers numériques sensibles tels que des données bancaires, des documents administratifs, des factures, des contrats, le registre unique du personnel, les bulletins de salaires et les données contenues dans les dossiers du personnel de la société.

Depuis la loi Travail de 2017, vous n’avez plus l’obligation de demander l’accord de vos collaborateurs pour leur communiquer leurs bulletins de paie par voie électronique. Dans ce cas, l’entreprise est tenue de se munir d’un coffre-fort numérique pour les bulletins de paie car ces documents digitalisés doivent rester à la disponibilité du salarié pendant 50 ans.

Cet outil doit garantir l’intégrité des données et des fichiers dans le temps.

Comme l’explique la CNIL :

« les services dits de coffre-fort numérique doivent garantir l’intégrité, la disponibilité et la confidentialité des données stockées et impliquer la mise en œuvre des mesures de sécurité […] Le fournisseur du service ne doit pas être techniquement en mesure d’accéder au contenu d’un coffre-fort, ni à ses éventuelles sauvegardes, sans le consentement exprès de l’utilisateur concerné. […] Un service qui ne répondrait pas à ces critères et aux mesures décrites ci-après est un simple espace ou service de stockage numérique».

Quels sont les avantages du coffre-fort numérique ?

  • La confidentialité : Seuls les utilisateurs autorisés peuvent accéder aux données. Tout son contenu est donc totalement et strictement personnel et confidentiel. Cela constitue une obligation légale.
  • La traçabilité : L’authenticité des documents est vérifiée grâce à la signature électronique.
  • L’intégrité : Les documents archivés sont horodatés, non modifiables et ont une valeur juridique en cas de litige.
  • La pérennité : le système garantit l’accessibilité des données dans le temps.
  • La réversibilité : En cas de rupture de contrat avec le prestataire du coffre-fort numérique, l’entreprise doit pouvoir récupérer ses documents.
  • Un gain économique : Sans parler des gains qu’entraînent la dématérialisation de la paie, le coffre-fort numérique est une source d’économies. En effet, non seulement, il permet de gagner de la place mais il économise aux agents du temps de classement et de recherche des documents.

Le coffre-fort numérique doit également disposer d’une norme AFNOR NF Z42-020 (France) ou ISO 14641:2018 (international).

Comment mettre en place un coffre-fort numérique ?

Contrairement aux systèmes « cloud » existant, la solution devra en effet garantir un haut niveau de confidentialité et de protection des fichiers stockés. De nombreux paramètres entrent donc en ligne de compte :

plan de classement, classification et formats de conservation, règles relatives aux durées de conservation, disponibilité et communicabilité des documents archivés, Choix coffre fort numérique authentification de l’utilisateur et gestion des droits et conditions d’accès, lisibilité, intégrité des documents et traçabilité des opérations (horodatage) critères de destruction des documents à échéance de conservation,etc.

A noter que, compte tenu du caractère personnel des données collectées et stockées dans le coffre-fort numérique, le système d’archivage électronique (SAE) proposé aux salariés devra être en règle avec le règlement général sur la protection des données (RGPD).

Dans bien des cas en effet, le coût associé à ces solutions clés en main sera bien moindre qu’un développement en interne. De nombreux acteurs se sont positionnés sur ce marché, à commencer par laposte.fr qui profite de ces nouvelles contraintes imposées aux entreprises pour développer son offre de services BtoB.

Si vous disposez déjà d’un SIRH au sein de votre organisation, pensez à vérifier si celui-ci ne propose pas déjà un coffre-fort électronique. Une simple révision de votre contrat de licence pourrait alors suffire pour passer au coffre-fort numérique.

Vous l’aurez compris, le coffre-fort numérique est un formidable outil à la fois du côté des collaborateurs et des entreprises.

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