Avec Google Drive (ou même Dropbox ou OneDrive), chaque utilisateur peut structurer son arborescence comme bon lui semble. Lorsque vous utilisez assez Google Drive, il peut être difficile à un moment de vite retrouver certains fichiers si vous n’avez pas organisé votre Drive, surtout lorsque vous utilisez des Dossiers à plusieurs ou les fameux Drives partagés. Dans cet article vous découvrirez les astuces pour avoir un Drive organisé.

Structurez vos dossiers

Le point de départ c’est de mettre en place une structure de dossier cohérente. Pour chaque projet, créer un dossier et créer aussi des sous dossiers pour chaque sous domaine du projet.

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Faire un tri, classer les fichiers que vous souhaitez traiter plus tard ou supprimer dans un dossier bien précis, vous pouvez donner comme nom “Non classés » à ce dossier.

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Pour une bonne navigation dans votre espace, c’est conseillé de créer des arborescences avec un petit nombre de sous dossiers. Le nombre de sous dossier recommandé est de trois et c’est prouvé qu’avoir une arborescence plus longue conduit à une perte de temps surtout pour la parcourir.

Classer et ranger les dossiers importants, pour avoir un cheminement cohérent il faut placer les dossiers par ordre de priorité à la racine de votre drive en utilisant des numéros par exemple.

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Mettre des couleurs et utiliser un système de suivis

Voilà comment modifier la couleur d’un dossier dans votre Drive

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Vous pouvez codifier vos dossiers, grâce aux couleurs vous pouvez personnaliser l’ordre de priorité ce qui permet de vite  vous retrouver dans les dossiers et aussi d’avoir une bonne navigation.

Comme ordre de priorité définissez les couleurs comme suivant

  • Normal : Bleu.
  • Moyen : Orange.
  • Important : Rouge

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Utiliser les couleurs pour définir le statut de chaque projet, avec une simple couleur vous sauriez à quel niveau votre projet est

  • Terminée : Vert.
  • En cours : Jaune.
  • A faire / En attente : Rouge.

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Dans la zone de navigation de Google Drive se trouve un menu “Suivis”, ce menu permet de suivre en un clic le dossier de votre choix. Donc si vous ne voulez pas avoir à fouiller tout le Drive pour trouver vos dossiers favoris utilisez ce menu.

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Voilà comment faire pour ajouter un dossier ou fichier dans le menu “Suivis” :

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Convention de nommage

Une autre méthode pour vite retrouver vos documents, c’est d’appliquer une convention de nommage propre à chaque dossier. Par exemple pour un document donné vous pouvez le nomme comme suit :

[Projet1] Nom_Du_Document ou soit [P1] Nom_Du_Document

Il faut savoir que lorsque vous avez un document partagé avec vous, il sera difficile de trouver son emplacement parce que le document n’est pas enregistré en automatique dans votre Drive. Donc quand vous travaillez avec un document partagé, pensez à l’ajouter directement dans l’un de vos dossiers Drive.

Pour ajouter un document partagé à votre Drive, aller dans le dossier « partagé avec moi” en suite avec le clic droit ajouter le fichier ou dossier cible :

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Enfin il faut tenir à faire le ménage régulièrement dans votre Drive, tout simplement de vous débarrasser des fichiers ou dossiers inutiles qui prennent de l’espace pour rien. Grâce à tous ces conseils ci haut vous serez à mesure de définir votre propre stratégie afin de mieux organiser votre Drive.

Besoin d’être aidé ponctuellement ou de façon régulière à tenir vos dossiers à jour ? Demandez l’aide de notre brigade !

Pour aller plus loin….

 
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