commerciale La correspondance commerciale a le potentiel de changer la façon dont vous interagissez avec vos clients. Mais la messagerie sur le lieu de travail est plus efficace lorsqu’elle est bien gérée. La rédaction de textes professionnels doit être claire et directe, utilisée comme une forme de communication pratique. Qu’il s’agisse d’un mémo interne ou d’une lettre à un client important, une attention particulière à la formulation rendra toute correspondance commerciale exceptionnellement appropriée et facile à lire et à comprendre. Suivez ces conseils sur la façon de rédiger une correspondance commerciale et regardez votre public prêter attention !
Formels ou informels
La principale règle empirique est que les textes professionnels sont généralement formels. Cela signifie utiliser la voix active, maintenir un ton neutre, éviter les abréviations et généralement écrire des phrases et des paragraphes plus longs. Vous voudrez éviter les phrases informelles comme laissez-moi savoir si vous voulez plus d’informations en faveur de quelque chose de plus formel comme si vous souhaitez des informations supplémentaires sur nos services, veuillez nous contacter par e-mail ou par téléphone. L’exception la plus courante à cette règle est la correspondance informelle, comme un message électronique envoyé d’un collègue à un autre. Une règle de base rapide ici est que lorsque vous interagissez directement avec les clients (comme répondre aux questions sur les réseaux sociaux), il est normal (et même encouragé) que ces messages aient un ton plus conversationnel.
Formatage correct
des messages Supposons que vous deviez écrire une lettre informant un client d’un délai de traitement. Il est crucial que votre ton soit professionnel. Commencez par rédiger une brève déclaration d’intention, en indiquant la raison de votre communication : Cette lettre est destinée à vous informer que [nom de l’entreprise] a connu des retards dans l’exécution de votre demande de [produit]. Nous nous excusons pour tout désagrément qui aurait pu être causé. Cela permet à votre client de savoir que vous êtes conscient de ses besoins et fournit une excuse pour ne pas y répondre plus tôt. En d’autres termes, vous reconnaissez leurs besoins avant d’énumérer les vôtres. Ensuite, indiquez ce qui va se passer ensuite : J’ai joint quelques informations sur l’histoire de notre entreprise et [nouveau produit ou service], qui, selon nous, pourraient vous intéresser. Il n’y a pas de format spécifique pour la correspondance commerciale ; au lieu de cela, il doit être présenté d’une manière qui a du sens pour ce message particulier. Cela dit, assurez-vous que chaque section (c’est-à-dire l’ouverture, le corps et la fermeture) respecte la syntaxe appropriée (majuscules, ponctuation), ainsi que les règles de grammaire et d’orthographe.
Communication personnelle vs communication professionnelle
Les textes professionnels ont des objectifs et des caractéristiques différents de ceux utilisés dans la communication personnelle. Utilisez un anglais formel, soyez respectueux et créez un ton amical sans être trop familier ou décontracté. N’utilisez pas d’argot ou d’abréviations (par exemple, ie). Organisez votre texte autour d’un objectif clair pour l’écrire plutôt que d’utiliser des tangentes sur votre vie personnelle ou des opinions sur des sujets sans rapport. Évitez le jargon commercial obsolète ou inhabituel, car vous ne pouvez jamais savoir qui lit votre message ; au lieu de cela, restez simple et écrivez comme si vous parliez avec une personne qui a besoin de réponses concrètes à ses questions. Maintenez une mise en forme cohérente sur tous vos documents professionnels.
Langage clair et direct
Lorsque vous rédigez une correspondance commerciale, il est important de déterminer si vous devez utiliser un langage clair ou direct. Un langage clair peut être plus efficace lorsque votre objectif est de rester sur le sujet, mais un langage franc peut vous aider à faire passer votre message plus facilement dans certains cas. Tout dépend de ce que vous essayez de dire et de qui vous le dites aussi ; en général, utilisez tout ce qui fait passer votre message clairement et directement avec le moins de place possible à la confusion. Par exemple, une note envoyée d’un collègue à un autre pourrait être mieux écrite en utilisant un langage clair car aucun contexte supplémentaire n’est nécessaire. En revanche, un e-mail du service client envoyé par un représentant de l’entreprise à un client mécontent peut inclure des détails supplémentaires qu’il vaut mieux communiquer sans ambages. Pour résumer : un langage direct fait souvent passer des points plus efficacement que des alternatives plus claires, mais il existe également des cas où la clarté l’emporte sur la franchise. Savoir quand chaque type de texte a de la valeur vous aidera à décider de la meilleure façon d’écrire les deux types de messages dans n’importe quelle situation.
Utilisez le bon ton
Une fois que vous avez décidé que vous devez envoyer une correspondance commerciale, écrivez un courriel ou une lettre. Cela dépendra de votre relation avec votre client, mais si vous êtes suffisamment à l’aise, l’envoi d’un e-mail est moins formel qu’une lettre. S’il y a quelque chose d’urgent qui doit être abordé dans votre message, commencez par l’aborder : j’écris parce que… L’utilisation de dans l’ordre et pour cela peut montrer que vous voulez que quelque chose soit fait : j’écris dans l’ordre de. .. pour que… Assurez-vous d’avoir bien compris ce qui doit être dit et comment cela doit être dit – évitez autant que possible toute ambiguïté. Votre message doit passer le plus clairement possible tout en étant professionnel.
