L’externalisation est un moyen pour les entreprises de confier une partie de leurs opérations à des indépendants ou prestataires de services par l’intermédiaire d’un contrat de sous-traitance. Ce présent article vous permettra d’en savoir sur une pratique qui se développe à vitesse grand V.
Qu’est-ce que l’externalisation ?
Actuellement, l’externalisation peut prendre plusieurs dénominations. On rencontre fréquemment le terme Outsourcing, de sous-traitance, de prestation à temps partagé, pour parler d’externalisation de service. Mais dans sa globalité, on fait appel aux services d’un tiers spécialisé pour s’occuper d’une activité autonome d’une entreprise. Ces activités concernent généralement des fonctions support qui aident au métier principal mais ne sont pas le coeur de métier de l’entreprise (maintenance, logistique, comptabilité, communication, etc.)
Pourquoi externaliser ?
Lorsqu’une entreprise est amenée à se poser des questions sur sa rentabilité, elle analyse d’abord le coût de production de ses différents services. Dans le cadre de cette opération, elle peut se rendre compte que certaines de ses activités peuvent freiner son développement commercial et l’asphyxier. Parfois, elle peut aussi se rendre compte qu’elle n’a pas forcément besoin de personnel à temps plein sur tous les services et que de trouver une personne polyvalente et experte sur tous les aspects est très complexe et rare. En outre, cela est une bonne solution quand on a une activité saisonnière, comme c’est le cas pour les professions dans l’industrie des vins, bières et spiritueux. En effet, certains mois on a besoin de plus de personnes et d’autres mois, on a moins d’activité : dans tous les cas, on a besoin de personnes compétentes, formées qui sont prêtes à réaliser immédiatement les missions attendues.
Les différentes phases de l’externalisation
L’évaluation
La première clé pour mettre en place une bonne externalisation est l’évaluation. Elle consiste à prioriser les tâches par rapport à la valeur ajoutée de l’entreprise. L’objectif principal est d’ailleurs de se décharger d’une tâche qui représente un poids, mais qui ne nécessitent pas le savoir-faire essentiel de l’entreprise.
L’anticipation
La deuxième clé consiste à rédiger une feuille de route de ce qu’on attend. Cela permettra de cibler le ou les bons prestataires et à ces derniers de bien comprendre le périmètre et les contraintes.
L’adoption
Trouver le prestataire idéal n’est pas toujours évident. Cela s’explique d’une part, par le coût de la prestation qui est très variable. Et d’autre part, par la profusion des offres. Néanmoins, pour choisir le bon prestataire, il serait judicieux de travailler avec ceux qui sont en mesure d’être au même niveau que son client et qui ont une expertise dans votre secteur. Travaillez avec un prestataire sans engagement pour tester : ainsi si cela ne vous plaît vous pourrez changer ou arrêter.
La détermination
Une fois le prestataire trouvé, il est temps de passer à la formalisation de la prestation ou signature du devis. Tout doit être cadré : la prestation, la durée, les modalités de communication.
Le contrôle
Même si une tâche est désormais déléguée à un prestataire, il est du devoir de l’entreprise de contrôler la mise en œuvre de la mission. Ce contrôle permet en effet d’éviter les mauvaises surprises et d’éventuelles incompréhensions. C’est une étape importante pour bien encadrer l’externalisation.
L’externalisation bien définie ne peut qu’être que plus avantageuse pour l’entreprise et sera plus efficace qu’une gestion interne. L’externalisation est donc un moyen de se concentrer sur l’organisation de l’entreprise tout en misant sur une productivité plus accrue. De plus en plus d’entreprise de toute taille ont un recours croissant à l’externalisation de façon à n’internaliser que ce qui est du ressort du métier de l’entreprise. Le reste est alors confié à des prestataires compétents, qui se forment en permanence, qui ont les bons outils et surtout qui sont plus rapides car ont l’habitude de la tâche à accomplir.
