Qu’il s’agisse d’un paiement manquant, d’une réunion urgente ou d’une demande de congé, vous aurez parfois besoin d’envoyer un email de relance.
Ces courriels de relance doivent être polis, professionnels et convaincants, c’est-à-dire qu’ils doivent faire passer votre message tout en évitant l’impolitesse. À la fin du message, le destinataire doit savoir exactement ce qu’il doit faire et quand.
En général, on envoie des emails de relance avant que quelque chose ne se produise et après que quelque chose ne se soit pas produit. Dans tous les cas, voici quatre exemples que vous pouvez réutiliser.
Définissez clairement l’objet de votre courriel et soyez courtois et direct
Il est important que l’objet de votre mail de relance clarifie le contenu de votre message. De cette manière, vous vous donnez toutes les chances d’être lu et entendu. Pour que le destinataire soit réellement interpellé par vos propos, n’hésitez pas à intégrer des mots clés forts comme « important » ou « réponse requise », cela attirera l’attention du lecteur.
Comme on envoie des emails de relance pour notifier aux destinataires qu’ils ont oublié de faire quelque chose ou qu’ils vont oublier, il est essentiel que vous soyez délicat. Si vous paraissez amical et gentil dans le corps de votre email de relance, cela fera son petit effet. Tâchez de trouver le juste équilibre pour ne pas trop en faire, au risque de faire fuir votre client.
Mesurez vos propos
Concrètement, vous devez être bref ! D’ailleurs, dans toutes vos campagnes de marketing par email, vous devez appliquer ce conseil, il est valable partout et pour tout. Mettez-vous à la place du lecteur, il détournera son attention à la simple vue d’un long pavé. Mesurez donc bien vos propos et misez sur les messages courts, mais percutants. En outre, être bref pour les sujets importants peut être très compliqué, mais à force de pratique, vous y arriverez.
N’oubliez pas les appels à l’action
Bien que votre objectif principal soit de relancer votre client sur un fait, ne manquez pas cette occasion pour obtenir des commentaires ou un engagement supplémentaire. Pour ce faire, n’hésitez pas à ajouter un bouton CTA qui permettra au lecteur de réagir efficacement. Ce qui est bien avec les emails de relance, c’est que vous pourrez faire d’une pierre deux coups : pousser le lecteur à faire une chose précise et lui rappeler des faits qu’il a dû oublier. Il est donc très important que vous fassiez attention au visuel du contenu de votre email de relance.
Envoyez votre mail au bon moment
On le néglige souvent, mais le moment de l’envoi est peut-être l’élément le plus important pour le succès des e-mails de relance. Le temps qui s’écoule avant de passer à l’action dépend principalement de l’accord, explicite ou non, que vous avez avec votre destinataire. Étudiez donc bien les moments d’envoi de vos courriels de relance. En outre, envoyer des emails de relance aux heures où vos clients n’ont pas de travail à faire serait une excellente idée.
La gestion des relances est essentielle et pourtant, par manque de temps, elle est souvent négligée. Externaliser est parfois une bonne solution car elle permet de confier à un tiers neutre cette partie un peu douloureuse du process et vous permet de gagner du temps sur des tâches à plus forte valeur ajoutée. Contactez-nous si vous souhaitez nous confier cette mission.
