Les bonnes pratiques du télétravail

La crise sanitaire liée au Covid-19 a renforcé la pratique du télétravail dans divers domaines, jusqu’au secteur vitivinicole. Et oui, toute la filière a été touchée, même si le travail à distance ne permet ni l’entretien des vignes ne ni la gestion d’une cave, les autres services se sont retrouvés au télétravail à l’image des commerciaux en vins et spiritueux et les fonctions support des domaines viticoles et caves coopératives. Et la situation risque de perdurer, c’est pourquoi nous vous proposons des pistes pour appliquer les bonnes pratiques du télétravail.

• Évitez de mélanger les tâches privées et professionnelles ;
• Groupez vos tâches similaires ;
• Terminez votre journée en planifiant celle du lendemain.

Le risque du télétravail, c’est de ne pas savoir “couper” et de poursuivre les échanges professionnels en dehors des “heures de bureau”.

• Fixez des horaires pour les réunions ou points importants, afin que vos équipes puissent organiser leur temps de travail en fonction de leur rythme;
• Fixez des objectifs journaliers ou hebdomadaires dans le but de laisser vos collaborateurs se responsabiliser ;
• Mettez votre messagerie en mode “ne pas déranger” en dehors des horaires de travail ;
• Il en va de même pour votre entourage, définissez des périodes où vous ne devez pas être dérangé ;
• Définissez des indicateurs de performance pour fixer les objectifs et missions de chaque salarié.

• L’Université d’Ottawa au Canada conseil de supprimer toutes les sources de distraction dans l’espace de travail et d’utiliser la technique Pomodora qui consiste à travailler par cycles : Se fixer des objectifs réalistes et mesurables sur des périodes de 25 minutes de concentration profonde puis 5 minutes de pause. Entre chaque mission, pensez à vous aérer, quitter la pièce dans laquelle vous travaillez (https://science.uottawa.ca/fr) ;
• Coupez les notifications parasites de votre téléphone ;
• Déterminez votre rythme de travail idéal, pour cela, vous pouvez définir des horaires de début et de fin de journée, ou encore vous fixer un temps de travail maximum par jour ;
• Dégourdissez-vous les jambes afin de ne pas rester sédentaire ;
• Aérer régulièrement la pièce dans laquelle vous travaillez, l’air frais favorise l’oxygénation du cerveau.

• Ne faites pas en télétravail ce que vous ne feriez pas au bureau, surtout si vous utilisez votre ordinateur personnel pour le travail. Veillez à bien séparer le professionnel du personnel ;
• Vérifiez que votre connexion internet est bien sécurisée : vérifier le paramètrage de votre box avec notamment un mot de passe suffisamment fort ;
• Utilisez autant que possible le VPN (Virtual Private Network ou réseau privé virtuel).

Interrogez vos collaborateurs sur leurs attentes :

• Quelles sont leurs attentes ? Leurs doutes ? Leurs interrogations ?
• Ont-ils des besoins particuliers en termes d’équipement ?
• Ont-ils besoin d’entretiens réguliers pour s’organiser ?

Réalisez une charte du télétravail abordant des points tels que :

• L’organisation (horaires, conditions, etc.) ;
• Les outils de suivi et de communication ;
• L’équipement matériel mis à disposition ;
• Les droits et devoirs de chacun.

Pour cela, réunissez les différents membres pour avoir une vision globale du dispositif à mettre en place.

Stimulez vos équipes :

• Demandez des feed-back à vos collaborateurs afin d’attirer votre attention sur les points de vigilances ;
• Organisez des points d’étapes afin de contrôler la bonne exécution des missions, de suivre les performances de chacun et d’aider vos collaborateurs s’ils ont des difficultés ;
• Responsabilisez vos salariés et instaurez un lien de confiance ;
  Lors des entretiens individuels, prenez des nouvelles de vos salariés.

Pour communiquer avec vos équipes

Choisissez un logiciel de messagerie instantanée pour garder un contact permanent avec les télétravailleurs, réservez les téléphones pour les urgences et les e-mails pour des informations importantes qui doivent être détaillées ou imagées.

Voici une liste non-exhaustive d’outils de communication :

• Slack, c’est une plateforme de communication collaborative sur laquelle vous pouvez échanger des fichiers et parler avec vos équipes ;
• Hangouts vous permet d’échanger par chat ou d’organiser des réunions vidéo ;
• Microsoft Teams est une plateforme pour le travail d’équipe, elle permet de réunir la messagerie, les conversations, les, réunions et visioconférences, les appels, de collaborer sur des contenus avec les applications Microsoft 365 ;
• Zoom est un outil vous permettant d’organiser des visioconférences et d’envoyer des fichiers.

Pour reprendre les conseils de Jeff Bezos le grand patron d’Amazon, 100 % de ce qui se passe dans votre entreprise doit être écrit. C’est encore plus vrai lorsque l’on travail à distance. Il est important que chacun informe les autres de ce qu’il fait, a fait, et va faire afin de maintenir le lien.

Collaborer facilement sur vos projets

Utilisez une plateforme de partage afin qu’ils aient tous accès aux documents nécessaires à leurs missions :

• Pour rassembler et partager vos documents : Google Drive vous propose un cloud permettant de partager et stocker des documents en toute sécurité ;
• Pour suivre les projets : Trello est un outil de gestion de projet permettant de créer des tableaux et des listes de tâches ;
• Pour signer électroniquement vos documents : Yousign est une solution de signature électronique légales et simple d’usage.

Vous protéger des cyberattaques

• Créez une charte informatique (https://www.cnil.fr/fr/securite-informatique-sensibiliser-les-utilisateurs) ;
• Effectuez des mises à jour régulière de vos ordinateurs, antivirus, logiciels, applications, sites Internet, etc. ;
• Faites des sauvegardes régulières sur un disque dur externe ;
• Définissez des mots de passe forts, il existe pour cela sur Internet des générateurs comme celui de la CNIL : https://www.cnil.fr/fr/generer-un-mot-de-passe-solide ;
• Définissez les autorisations d’accès de vos collaborateurs sur vos différents outils ;
• Souscrivez à une assurance contre les cyber-attaques.

EtOH Plus vous accompagne pour la gestion de vos ressources humaines, ainsi que pour la mise en place du télétravail de la préparation de la charte de télétravail, à la mise en place des outils sécurisés pour un travail à distance.

Voici une infographie réalisée par Google sur les bonnes pratiques du télétravail https://www.thinkwithgoogle.com/intl/fr-fr/tendances/insights/teletravail-allier-bien-etre-personnel-et-efficacite-au-travail/